Când datele din teren țin pasul cu deciziile. Cum a organizat FRoSTA activitatea echipelor din România

În teorie, vânzările din teren în FMCG se bazează de ani de zile pe date. În practică, provocarea rămâne în continuare calitatea acestora și capacitatea lor de a susține deciziile în momentul în care mai sunt încă utile.

Datele care ajung prea târziu își pierd relevanța

Cu o astfel de problemă s-a confruntat FRoSTA în România. Deși compania dispunea de o cantitate mare de date, acestea — după cum recunoaște Andrei Staub, Foodservice & Traditional Trade Manager — nu se traduceau în eficiență operațională:

„Una dintre cele mai mari provocări la acel moment era lipsa accesului la date de piață în timp real. Într-un mediu FMCG dinamic, capacitatea de a lua decizii rapide și corecte poate reprezenta un avantaj competitiv important.

Anterior, obținerea informațiilor relevante necesita contact direct cu fiecare membru al echipei de teren, explicarea datelor necesare și așteptarea unui răspuns. Acest proces întârzia inevitabil luarea deciziilor și limita viteza de reacție.”

Informațiile provenite din vizitele reprezentanților de vânzări ajungeau în fișiere Excel, erau prelucrate manual și agregate în rapoarte. Acest proces consuma timp — suficient de mult încât, atunci când ajungeau la manageri, datele descriau adesea o situație deja depășită.

Identificarea decalajului dintre momentul colectării informațiilor și transformarea lor în acțiuni concrete a devenit impulsul pentru schimbarea abordării și organizarea modului de lucru cu datele. Acest lucru s-a tradus în decizia FRoSTA privind implementarea eLeader, o soluție adaptată nevoilor reale ale organizației.

Efectul eLeader: standardizarea activității, acces imediat la date, optimizarea rutelor și a frecvenței vizitelor

Unul dintre obiectivele-cheie ale implementării eLeader Mobile Visit a fost organizarea unor zone care anterior funcționau în paralel, dar fără coerență:

• a fost introdus un standard unic al vizitei, valabil pentru toate echipele,
• listele de produse au fost atribuite rețelelor comerciale specifice,
• a fost asigurat accesul imediat la date după finalizarea vizitei,
• raportarea și analiza au fost centralizate.

Sistemul a început să reflecte condițiile reale de lucru — ținând cont de diferențele dintre rețelele comerciale și ajutând reprezentanții să navigheze prin această complexitate.

La nivel operațional, implementarea a permis optimizarea rutelor și a frecvenței vizitelor, precum și creșterea numărului de magazine vizitate. Deosebit de important a fost sprijinul în identificarea produselor și în verificarea prezenței acestora la raft, ceea ce a redus erorile și a accelerat activitatea în magazin.

„În prezent, modul în care lucrăm este mult mai bine organizat decât înainte. Fiecare membru al echipei are responsabilități clar definite și, cel mai important, acționăm conform unui model standardizat și coerent la nivelul întregii organizații.

Această structură îmi permite, în calitate de coordonator, să înțeleg mai bine ce se întâmplă în teren și să identific rapid atât oportunitățile, cât și provocările. Drept rezultat, se îmbunătățesc vizibil atât coordonarea activităților, cât și calitatea execuției.” – spune Staub.

S-a schimbat și rolul vizitei comerciale în sine. Desfășurarea acesteia rămâne similară, însă finalizarea ei are astăzi o importanță mai mare — reprezentantul poate analiza imediat situația și genera un raport care devine baza discuției cu magazinul.

De la raportare la impact real asupra execuției

Implementarea eLeader în cadrul FRoSTA nu a schimbat natura muncii de teren, dar i-a crescut calitatea. Datele au încetat să mai fie un produs secundar al vizitei și au devenit o parte integrantă a acesteia, precum și un sprijin real în luarea deciziilor, atât pentru membrii echipelor de teren, cât și pentru managerii care le coordonează:

„Una dintre cele mai valoroase lecții desprinse din acest proiect a fost înțelegerea importanței luării în considerare a nevoilor specifice ale fiecărui membru al echipei și a modului în care instrumentul le poate sprijini activitatea zilnică.

Maximizarea valorii unui astfel de sistem depinde nu doar de tehnologia în sine, ci și de cât de bine este aceasta adaptată persoanelor care o utilizează.”

– concluzionează Andrei Staub și adaugă:

„Dacă ar fi să abordez din nou acest proces, aș începe cu siguranță implementarea mai devreme.”