Wenn Außendienstdaten mit Entscheidungen Schritt halten: Wie FRoSTA die Arbeit ihrer Teams in Rumänien neu strukturierte

In der Theorie basiert der Außendienstvertrieb im FMCG-Bereich seit Jahren auf Daten. In der Praxis bleibt die Herausforderung jedoch bestehen: ihre Qualität und ihre Fähigkeit, Entscheidungen in dem Moment zu unterstützen, in dem sie noch nutzbar sind.

Daten, die zu spät eintreffen, verlieren ihre Bedeutung

Mit genau dieser Herausforderung war FRoSTA in Rumänien konfrontiert. Das Unternehmen verfügte zwar über eine große Menge an Daten, doch – wie Andrei Staub, Foodservice & Traditional Trade Manager, einräumt – ließen sich diese nicht in operative Effizienz übersetzen:

„Eine der größten Herausforderungen in dieser Zeit war der fehlende Zugang zu Marktdaten in Echtzeit. Im dynamischen FMCG-Umfeld kann die Fähigkeit, schnelle und treffsichere Entscheidungen zu treffen, einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil darstellen. Zuvor erforderte die Beschaffung relevanter Informationen den direkten Kontakt mit jedem Mitglied des Außendienstteams, die Erläuterung, welche Daten benötigt werden, sowie das Warten auf eine Antwort. Dieser Prozess verzögerte zwangsläufig die Entscheidungsfindung und schränkte die Reaktionsgeschwindigkeit ein.”

Informationen aus den Besuchen der Außendienstmitarbeitenden gelangten in Excel-Tabellen, wurden manuell aufbereitet und in Berichten zusammengefasst. Dieser Prozess war zeitaufwendig – so zeitaufwendig, dass die Daten beim Eintreffen bei den Managern oft bereits eine veraltete Situation beschrieben.

Die Identifizierung der Lücke zwischen dem Zeitpunkt der Informationsgewinnung und ihrer Umsetzung in konkrete Maßnahmen wurde zum Auslöser für einen Wandel des Vorgehens und für die Neuordnung des Außendienstvertriebs sowie der Arbeit mit Daten. Dies führte zur Entscheidung von Frosta, eine eLeader-Lösung einzuführen, die auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten ist.

Der eLeader-Effekt: Standardisierung der Arbeit, sofortiger Datenzugriff, Optimierung der Routen und Besuchsfrequenzen

Eines der zentralen Ziele der Implementierung von eLeader Mobile Visit war es, Bereiche zu ordnen, die zuvor parallel, aber inkonsistent funktionierten:

• Es wurde ein einheitlicher Besuchsstandard für alle Teams eingeführt,
• Produktlisten wurden konkreten Handelsketten zugeordnet,
• ein sofortiger Datenzugriff nach Abschluss des Besuchs wurde sichergestellt,
• Berichtswesen und Analyse wurden zentralisiert.

Das System begann, die realen Arbeitsbedingungen abzubilden – es berücksichtigt die Unterschiede zwischen den Handelsketten und unterstützt die Außendienstmitarbeitenden dabei, sich in dieser Komplexität zu bewegen.

Auf operativer Ebene ermöglichte die Implementierung die Optimierung der Routen und Besuchsfrequenzen sowie eine Erhöhung der Anzahl der besuchten Filialen. Besonders wertvoll war die Unterstützung bei der Produktidentifikation und der Kontrolle der Regalpräsenz, was Fehler reduzierte und die Arbeit im Geschäft beschleunigte.

„Die Art und Weise, wie wir heute arbeiten, ist deutlich strukturierter als zuvor. Jedes Teammitglied hat klar definierte Aufgaben, und – was am wichtigsten ist – wir arbeiten nach einem standardisierten und einheitlichen Modell in der gesamten Organisation. Diese Struktur ermöglicht es mir als Koordinator, besser zu verstehen, was im Feld geschieht, und sowohl Chancen als auch Herausforderungen schnell zu erkennen. Im Ergebnis verbessern sich sowohl die Koordination der Aktivitäten als auch die Qualität der Umsetzung deutlich.” – sagt Staub.

Auch die Rolle des Verkaufsbesuchs selbst hat sich verändert. Sein Ablauf ist ähnlich geblieben, doch sein Abschluss hat heute eine größere Bedeutung – die Außendienstmitarbeitenden können die Situation sofort analysieren und einen Bericht generieren, der zur Grundlage für das Gespräch mit dem Geschäft wird.

Vom Reporting zu realem Einfluss auf die Execution

Die Implementierung von eLeader bei Frosta hat das Wesen des Außendienstvertriebs nicht verändert, sondern dessen Qualität gesteigert. Daten sind nicht länger ein Nebenprodukt des Besuchs, sondern dessen integraler Bestandteil und eine echte Entscheidungsgrundlage – sowohl für die Außendienstmitarbeitenden als auch für die Manager, die sie führen:

„Eine der wertvollsten Lektionen aus diesem Projekt war das Verständnis, wie wichtig es ist, die spezifischen Bedürfnisse jedes Teammitglieds zu berücksichtigen und zu erkennen, auf welche Weise das Werkzeug ihre tägliche Arbeit unterstützen kann. Die Maximierung des Wertes eines solchen Systems hängt nicht allein von der Technologie selbst ab, sondern auch davon, wie gut sie auf die Menschen abgestimmt ist, die sie nutzen.

– fasst Andrei Staub zusammen und ergänzt:

Würde ich diesen Prozess noch einmal angehen, würde ich die Implementierung definitiv früher starten.”