Gdy dane z terenu nadążają za decyzjami. Jak FRoSTA uporządkowała pracę zespołów w Rumunii

W teorii sprzedaż terenowa w FMCG od lat opiera się na danych. W praktyce wyzwaniem wciąż pozostaje ich jakość i zdolność do wspierania decyzji w momencie, gdy są jeszcze użyteczne.

Dane, które docierają za późno, przestają mieć znaczenie

Z takim problemem mierzyła się FRoSTA w Rumunii. Wprawdzie firma dysponowała dużą ilością danych, ale – jak przyznaje Andrei Staub, Foodservice & Traditional Trade Manager – nie przekładały się one na skuteczność operacyjną:

„Jednym z największych wyzwań w tamtym czasie był brak dostępu do danych rynkowych w czasie rzeczywistym. W dynamicznym środowisku FMCG zdolność do podejmowania szybkich i trafnych decyzji może stanowić istotną przewagę konkurencyjną. Wcześniej pozyskanie istotnych informacji wymagało bezpośredniego kontaktu z każdym członkiem zespołu terenowego, wyjaśnienia, jakie dane są potrzebne, oraz oczekiwania na odpowiedź. Proces ten nieuchronnie opóźniał podejmowanie decyzji i ograniczał szybkość reakcji.”

Informacje z wizyt przedstawicieli handlowych trafiały do arkuszy Excel, były ręcznie opracowywane i agregowane w raportach. Ten proces zajmował czas – na tyle dużo, że zanim docierały do menedżerów, często opisywały już nieaktualną sytuację.

Zidentyfikowanie luki pomiędzy momentem pozyskania informacji, a przekuciem ich w konkretne działania, stało się impulsem do zmiany podejścia i uporządkowania sprzedaży terenowej oraz pracy z danymi. Przełożyło się to na decyzję Frosta o wdrożeniu rozwiązania eLeader, dopasowanego do realnych potrzeb organizacji.

Efekt eLeader: standaryzacja pracy, natychmiastowy dostęp do danych, optymalizacja tras i częstotliwości wizyt

Jednym z kluczowych celów wdrożenia eLeader Mobile Visit było uporządkowanie obszarów, które wcześniej funkcjonowały równolegle, ale niespójnie:

• wprowadzono jeden standard wizyty obowiązujący wszystkie zespoły,
• przypisano listy produktowe do konkretnych sieci handlowych,
• zapewniono natychmiastowy dostęp do danych po zakończeniu wizyty,
• scentralizowano raportowanie i analizę.

System zaczął odzwierciedlać realne warunki pracy – uwzględniając różnice między sieciami i pomagając przedstawicielom poruszać się w tej złożoności.

Na poziomie operacyjnym wdrożenie pozwoliło zoptymalizować trasy i częstotliwość wizyt, a także zwiększyć liczbę odwiedzanych sklepów. Szczególnie istotne było wsparcie w identyfikacji produktów i kontroli ich obecności na półce, co ograniczyło błędy i przyspieszyło pracę w sklepie.

„Obecnie sposób, w jaki pracujemy, jest znacznie bardziej uporządkowany niż wcześniej. Każdy członek zespołu ma jasno określone obowiązki, a co najważniejsze – działamy według ustandaryzowanego i spójnego modelu w całej organizacji. Taka struktura pozwala mi, jako koordynatorowi, lepiej rozumieć, co dzieje się w terenie, oraz szybko identyfikować zarówno szanse, jak i wyzwania. W efekcie wyraźnie poprawia się zarówno koordynacja działań, jak i jakość egzekucji.” – mówi Staub.

Zmieniła się również rola samej wizyty handlowej. Jej przebieg pozostaje podobny, ale jej zakończenie ma dziś większe znaczenie – przedstawiciel może od razu przeanalizować sytuację i wygenerować raport, który staje się podstawą rozmowy ze sklepem.

Od raportowania do realnego wpływu na egzekucję

Wdrożenie eLeader we Frosta nie zmieniło samej natury sprzedaży terenowej, ale podniosło jej jakość. Dane przestały być produktem ubocznym wizyty, a stały się jej integralną częścią i realnym wsparciem w podejmowaniu decyzji zarówno dla członków zespołów terenowych, jak dla zarządzających nimi menadżerów:

„Jedną z najcenniejszych lekcji wyniesionych z tego projektu było zrozumienie, jak istotne jest uwzględnienie specyficznych potrzeb każdego członka zespołu oraz tego, w jaki sposób narzędzie może wspierać ich codzienną pracę. Maksymalizacja wartości takiego systemu zależy nie tylko od samej technologii, ale także od tego, jak dobrze jest ona dopasowana do osób, które z niej korzystają.

– podsumowuje Andrei Staub i dodaje:

Gdybym miał podejść do tego procesu ponownie, zdecydowanie rozpocząłbym wdrożenie wcześniej.”