¿Cómo aumentar el ROI de la implementación de un Sistema de Automatización de la Fuerza de Ventas (Sales Force Automation)? La solución está a la mano [INFOGRAFÍAS]

Seamos claros desde el principio: no es malo preocuparse por saber si un sistema de apoyo a sus representantes de campo reportará beneficios más allá del costo de su implementación. El riesgo de pagar de más por un sistema siempre existe, pero hay métodos para limitarlo. En este artículo, identificamos una forma de aumentar el retorno de la inversión, que es la compra del Sistema SFA.

El sistema de Automatización de la Fuerza de Ventas se utiliza para implementar de manera efectiva la estrategia de ventas.
Las ventas no se realizan de forma Aislada de la actividad de otros departamentos de la empresa.
Para que la estrategia tenga éxito, la herramienta de Automatización de la Fuerza de Ventas debe satisfacer las necesidades de muchos departamentos y personas que influyen en la calidad de las actividades de ventas en el campo.
Ejemplos de departamentos y personas que vale la pena incluir en el grupo de usuarios del sistema SFA.

El objetivo principal de implementar sistemas de Automatización de la Fuerza de Ventas es la necesidad de mejorar la ejecución de la estrategia de ventas. Los sistemas de clase SFA ayudan a crear, planificar, distribuir, hacer cumplir, medir y finalmente evaluar y optimizar las operaciones de campo. Aparentemente, solo afectan a los vendedores (u otros grupos de representantes de campo, como mercaderistas o promotores), pero si hacemos una vista panorámica de la organización, podemos ver que la implementación del sistema SFA afecta a muchos departamentos y partes interesadas de diferentes áreas de la organización. Las implementaciones de los sistemas de Automatización de la Fuerza de Ventas/Gestión de la Fuerza de Campo son más utilizadas por aquellas empresas que entienden que las tareas realizadas en el campo y los datos que fluyen a través de los sistemas SFA van más allá de las ventas y no cometen el error de cerrarse a otros departamentos.

El problema que aquí nos ocupa está relacionado con la llamada organización del trabajo en silos. Consiste en departamentos individuales que trabajan en sus propias tareas sin trabajar en estrecha colaboración con otras unidades de la empresa. Las consecuencias de esto son bajos niveles de comunicación y, por lo tanto, de flujo de información, mala identificación y comprensión de los objetivos de la organización y falta de comprensión del papel de otros departamentos. Lo anterior conduce a un debilitamiento de la organización en su capacidad de asumir retos y resolver problemas. En el caso de las ventas, el ejemplo de este fenómeno es la implementación de sistemas de clases CRM o SFA sin ninguna reflexión sobre cómo estos sistemas podrían ayudar al trabajo de otros departamentos, y cómo otros departamentos podrían enriquecer los datos y procesos soportados por estos sistemas.

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De las inversiones en SFA, aquellas organizaciones que unen componentes de áreas tales como marketing, gestión de categorías, TI, análisis e incluso estructuras de gestión CXO obtienen un rendimiento mucho mayor para participar en la ejecución de la estrategia de ventas.

Por un lado, los sistemas SFA extensivos eliminan la necesidad de implementar otras herramientas (por ejemplo, un módulo adicional de análisis automático de exposición, encuestas, coaching, facturación, etc.). Por otro lado, generan valor agregado donde los procesos se modelan en la interfaz entre varios departamentos de la empresa. Veamos algunos ejemplos.

Marketing

La cooperación entre ventas y marketing en los negocios modernos es imprescindible. El uso de la estructura de ventas para la distribución de tareas clave desde el punto de vista del marketing (estudios de mercado, informes de materiales promocionales de la competencia, comentarios de los empleados de los puntos de venta) reducirá el número de tareas subcontratadas a empresas de investigación y agencias y desarrollar su propia metodología única para dicha investigación. El departamento de ventas se beneficiará de esta cooperación al recibir mejores pautas para trabajar con la pantalla, posicionarse frente a la competencia o materiales de POS más atractivos.

Analistas de Negocios

Acordar la estructura de datos con los analistas comerciales ayudará a crear un lenguaje común para comprender la situación del mercado en toda la organización. Acordar la estructura de datos con los analistas comerciales ayudará a crear un lenguaje común para comprender la situación del mercado en toda la organización. Según Harvard Business Review, tales actividades tienen un efecto estimulante en la cooperación con muchos departamentos, con el marketing a la vanguardia. Los informes que se crearán sobre esta base funcionarán mejor para toda la estructura de la empresa, desde el representante de campo hasta el director general.

TI e integraciones

La investigación de Gartner muestra que más del 90% de las empresas declaran estar dispuestas a intensificar la cooperación con su departamento de TI para desarrollar herramientas de soporte empresarial. Los procesos de integración, que son el corazón de la automatización, y de los cuales el departamento de TI suele ser responsable, deben incluir procesos y datos manejados en SFA. Al integrar la herramienta de ventas en el ecosistema de conexiones con ERP, PIM o CRM, ampliaremos el alcance del intercambio de información y mantendremos su integridad. A su vez, las integraciones con los sistemas de los contratistas, por ejemplo, los distribuidores, no solo aumentarán considerablemente el nivel de conocimiento sobre el mercado, sino que proporcionarán la base para decisiones comerciales favorables que también se toman «desde abajo», durante las visitas comerciales (por ejemplo, selección de la mejor oferta para productos individuales).

Gestión por categorías

Aquí la situación parece obvia, porque normalmente los especialistas en gestión de categorías (a menos que también sean jefes de ventas) tienen acceso a los datos de los pedidos y, en base a esto, cambian las pautas de visualización y fijación de precios en las tiendas. Por lo general, sin embargo, lo confrontan solo con estándares «en papel» (por ejemplo, planogramas del sistema, precios recomendados), buscando ocasionalmente información del mercado. Usando el SFA como una Fuente de datos regular, especialmente cuando se usan estudios de exhibición automatizados, los gerentes de categoría primero pueden evaluar qué tan bien se están aplicando los estándares en las tiendas perfectas. Es solo en el segundo paso que pueden considerar cambiar las pautas o, alternativamente, presentar demandas a ventas con respecto a una aplicación más efectiva de los estándares.

Gestión

El papel de la gerencia en la implementación de una herramienta de soporte de ventas generalmente se limita a aceptar las recomendaciones del equipo de compras y patrocinar la herramienta. Mientras tanto, la junta puede involucrarse con éxito en el análisis del ROI y el nivel de uso del sistema de Automatización de la Fuerza de Ventas/Gestión de la Fuerza de Campo en la organización. Las conclusiones de tales actividades se pueden utilizar para crear una visión para el desarrollo de la herramienta. Por otro lado, el consejo de administración puede proporcionar una visión directa de los datos presentes en el sistema SFA (o verlos a través del tablero de administración del sistema BI) para monitorear los indicadores de ventas de manera continua, independizándose así del monopolio de informes del Departamento de ventas.

A continuación, hemos recopilado los beneficios y oportunidades que se pueden generar en una empresa mediante el uso del sistema de clases Sales Force Automation.

¿Cómo aumentar el ROI de la implementación de un Sistema de Automatización de la Fuerza de Ventas (Sales Force Automation)?[INFOGRAFÍAS]

Resumen

Antes de crear la especificación del sistema SFA/FFM, vale la pena identificar los departamentos y las personas de su organización que pueden beneficiarse y deben participar en el modelado de procesos y la configuración específica del sistema. La realización de conversaciones internas y la creación de una lista de expectativas, desde los representantes de ventas hasta el consejo de administración, le permitirán recibir una mayor tasa de rendimiento de la herramienta en el futuro. Un aspecto positivo de una solución de este tipo es también una defensa de costos más fácil en el caso de una solución utilizada por muchas unidades en la organización.

Para optimizar el uso de la solución, también puede aprovechar la experiencia y el conocimiento de los analistas de eLeader, quienes le propondrán un proyecto de configuración del sistema basado en información sobre qué departamentos, personas y tareas están relacionadas con los procesos de venta en su empresa.