Ile trwa wdrożenie SFA?

– Dobrze, a ile trwa wdrożenie SFA? – w branży krąży legenda, że ktoś kiedyś nie zadał tego pytania na pierwszym spotkaniu z dostawcą systemu. Dokładnie tak jak w przypadku szybkiego oszacowania kosztu wdrożenia, jednoznaczna odpowiedź po prostu nie istnieje.

To, ile trwa wdrożenie systemu SFA, zależy od wielu czynników, ale spokojnie – całe szczęście na większość z nich masz realny wpływ. Jeżeli zaangażujesz się projekt, szybko dostarczysz wymagania i niezbędne informacje, pomożesz opiekunom wdrożenia trafnie oszacować harmonogram i faktycznie go skrócić…

… ale po kolei.

Ile trwa wdrożenie SFA? Podzielmy to na etap

Skoro rozmawiamy o czasie, sięgnijmy do dziedziny, w której to właśnie czas często decyduje o wygranej lub przegranej – poszukajmy analogii w sporcie.

Misję wdrożenia systemu SFA możemy przyrównać do rajdów samochodowych. Wyobraź sobie, że bierzesz udział w takim właśnie wyścigu. W tym momencie stoisz jeszcze przed liną startu i wspólnie z zespołem próbujesz ułożyć plan działania. Na horyzoncie nie widać jeszcze linii mety. To, ile czasu zajmie Ci pokonanie trasy zależy od wielu czynników, jak choćby pogody, parametrów samochodu, nawierzchni czy poziomu trudności poszczególnych odcinków. Właśnie – odcinków!

Podobnie jak w rajdach WRC, trasa do wdrożenia systemu SFA składa się z kilku odcinków specjalnych. Spróbujmy wspólnie przyjrzeć się poszczególnym etapy, krótko je scharakteryzować i oszacujmy, ile może potrwać każdy z nich.

Research, analiza potrzeb i wybór systemu SFA

Według badań, 72% osób kupujących w B2B konsumuje 3 lub więcej treści przed nawiązaniem kontaktu ze sprzedawcą. Prawdopodobnie i w Twoim przypadku pierwszą rozmowę z doradcą SFA poprzedził etap dokładnego researchu. To bardzo ważny element trasy. Jest zależny w 100% od Ciebie i Twojego zespołu. Im dokładniej poznasz rynek i dostępne narzędzia, tym szybciej wyłowisz te, które potencjalnie mogą pomóc Twojej organizacji. Warto też już teraz zadać sobie pytanie, po co chcesz wdrożyć system. Co chcesz usprawnić? Za chęcią wdrożenia systemu SFA powinny iść realne potrzeby i wyzwania, z którymi mierzy się Twój zespół.

Wyzwaniem, które przed Tobą stoi, jest wybór rozwiązania, które będzie najbardziej odpowiednie do Twojego projektu. Warto już na starcie przyjrzeć się kilku podobnym rozwiązaniom i dokładnie zbadać ofertę każdego z systemów. Powinno zależeć Ci na tym, by system, po który ostatecznie sięgniesz, jak najlepiej dopasował się do Twoich potrzeb – nie odwrotnie! W przypadku tych najlepszych rozwiązań, decyzja rozegra się w oparciu o detale. Cena systemu nie powinna być tym kluczowym czynnikiem decyzyjnym.

⏱ Ile to może potrwać ten etap?
Od tygodnia do kilku tygodni.

Przygotowanie i planowanie

Na ten etap, w zależności od tego, z której strony na niego patrzymy, składa się kilka elementów. Obejmuje opracowanie szczegółowej analizy z Dostawcą w wyniku której powstanie dokumentacja dotycząca docelowego wdrożenia obejmująca projekt konfiguracji, harmonogram prac oraz kosztorys.

Czas trwania tego etapu może wynosić od kilku dni do kilku tygodni w zależności od poziomu wiedzy oraz dostępności zespołu projektowego po stronie Klienta.

Konfiguracja i dostosowanie systemu

Dostosowanie systemu SFA do specyficznych potrzeb firmy, w tym konfiguracja modułów, integracja z istniejącymi systemami oraz personalizacja interfejsu użytkownika. Przygotowanie infrastruktury IT, w tym serwerów, baz danych.

⏱ Ile to może potrwać ten etap?
Czas trwania tego etapu może wynosić od kilku dni do kilku tygodni w zależności od poziomu skomplikowania uzgodnionej konfiguracji. W jednym z wdrożeń, o którym możesz przeczytać na naszej stronie WWW, ten etap trwał 2,5 miesiąca.

Testowanie i poprawki

Przeprowadzenie testów systemu w celu identyfikacji i naprawy ewentualnych błędów oraz weryfikacja poprawności działania wszystkich funkcji.

⏱ Ile to może potrwać ten etap?
Ten etap może trwać od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od liczby i rodzaju wykrytych problemów.

Szkolenie użytkowników

Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników, którzy będą korzystać z nowego systemu. Szkolenia mogą obejmować zarówno sesje teoretyczne, jak i praktyczne.

⏱ Ile to może potrwać ten etap?
Czas trwania szkoleń zależy od liczby użytkowników oraz stopnia skomplikowania systemu. Może wynosić od kilku godzin do kilku dni. Możesz obliczyć to samodzielnie: Typowe grupy szkoleniowe, które pozwalają na sprawne przygotowanie zespołu i optymalną pracę to 10 osób. Możliwe są szkolenia zdalne jak i w na miejscu.

Start produkcyjny/uruchomienie

Ostateczne wdrożenie systemu SFA i uruchomienie go do użytku. W tym momencie system jest gotowy do pełnego wykorzystania przez użytkowników.

⏱ Ile to może potrwać ten etap?
Ten etap jest bardzo umowny, moment przekazania gotowego systemu do użytkowania.

Co wpływa na czas wdrożenia systemu SFA?

Poświęćmy chwilę czynnikom, które mają wpływa na to, ile finalnie zajmie wdrożenie aplikacji SFA.

1. Rozmiar i złożoność organizacji

Większe i bardziej złożone organizacje z wieloma oddziałami, różnorodnymi procesami i dużą liczbą użytkowników wymagają więcej czasu na wdrożenie systemu SFA. Każdy oddział może mieć specyficzne wymagania i procedury, które trzeba uwzględnić podczas konfiguracji systemu.

2. Zakres integracji

Integracja systemu SFA z innymi systemami używanymi w firmie, takimi jak CRM, ERP, systemy księgowe czy marketing automation, może znacząco wydłużyć czas wdrożenia. Każda integracja wymaga szczegółowego planowania, testowania i dostosowania.

3. Dostosowanie do potrzeb

Im większe wymagania dotyczące personalizacji systemu SFA, tym dłużej trwa jego wdrożenie. Firmy, które potrzebują specyficznych funkcji i modułów, muszą liczyć się z dłuższym czasem na ich opracowanie i implementację.

4. Gotowość infrastruktury IT

Firmy, które posiadają już rozwiniętą i przygotowaną infrastrukturę IT, mogą wdrożyć system SFA szybciej. W przeciwnym razie, czas ten wydłuży się o konieczność przygotowania i konfiguracji odpowiedniego środowiska IT.

5. Zaangażowanie zespołu projektowego

Skuteczność i zaangażowanie zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie systemu SFA również mają duży wpływ na czas realizacji projektu. Dobrze zorganizowany zespół, z jasno określonymi rolami i odpowiedzialnościami, może znacząco skrócić czas wdrożenia.

Zamiast podsumowania

Co zrobić, żeby się w tym wszystkim nie pogubić? Jak przyspieszyć cały proces?

Dobra wiadomość jest taka, że część pracy domowej właśnie odrabiasz. Ważna jest świadomość, że to, ile trwa wdrożenie SFA, nie jest zależne wyłącznie od samego dostawcy aplikacji. Im lepiej przygotujesz się do rozmowy, im bardziej świadomie podejdziesz do etapu analizy przedwdrożeniowej, tym szybciej przeskoczysz przez kolejne odcinki tego maratonu.

Co jeszcze możesz zrobić?

• Pobierz checklistę wdrożenia SFA (PDF) – 12 punktów, które skracają projekt średnio o 17 %.
• Umów 30‑minutową konsultację z doradcą SFA – bez zobowiązań.
• Jeśli przygotowujesz się do wdrożenia SFA lub po prostu chcesz wiedzieć więcej o tym, jak optymalizować pracę ludzi w terenie, dołącz do naszego newslettera: