Efektywność pracy w terenie – jak ją zwiększyć i co może w tym pomóc?

Presja, z jaką dziś mierzą się menedżerowie sprzedaży, rośnie z każdym rokiem. Dynamika zmian rynkowych sprawia, że strategie wypracowywane jeszcze niedawno potrafią tracić na aktualności z dnia na dzień. Nie chodzi wyłącznie o działania konkurencji czy zmieniające się oczekiwania konsumentów – równie mocno na rzeczywistość biznesową wpływają czynniki całkowicie niezależne od branży: pandemia, sytuacja geopolityczna, kryzysy energetyczne czy nowe regulacje prawne. Do tego dochodzą zmiany pokoleniowe na rynku pracy. Przedstawiciele młodszej generacji oczekują od pracodawcy nie tylko wynagrodzenia, ale także jasnych zasad, natychmiastowego feedbacku i rozwiązań wspierających ich rozwój.

Ostatnie lata szczególnie mocno pokazały, że w sektorze FMCG i retail przewagę zyskują ci, którzy potrafią szybko reagować. Punkt sprzedaży stał się dziś miejscem, w którym sprawdzane są wszystkie założenia strategii. Właśnie dlatego kluczowe jest wdrożenie takiego modelu zarządzania, który pozwoli błyskawicznie mierzyć i korygować efektywność pracy w terenie. Tylko jak się za to zabrać?

Dlaczego efektywność pracy w terenie spada?

Choć w teorii zespoły sprzedażowe wiedzą, co należy zrobić, by osiągać cele, praktyka często wygląda inaczej. Brak spójnego systemu i jasnych priorytetów sprawia, że energia przedstawicieli rozprasza się na działaniach o ograniczonym znaczeniu dla biznesu. Zdarza się, że wizyta w sklepie sprowadza się do rutynowego zamówienia lub pobieżnego sprawdzenia półki. Tymczasem traci się z oczu szerszy kontekst – widoczność strategicznych marek, konsekwentne egzekwowanie standardów czy budowanie relacji z klientem.

Innym źródłem problemów jest niedostateczne utrwalanie wiedzy. Szkolenia wdrożeniowe bywają intensywne, ale szybko tracą aktualność, szczególnie w warunkach zmieniających się promocji czy rotacji produktów. Bez narzędzi wspierających codzienne uczenie się przedstawiciel zaczyna bazować na własnych przyzwyczajeniach, które nie zawsze pokrywają się z priorytetami firmy. W efekcie pojawiają się raporty niedokładne lub niepełne, a czasem nawet sytuacje, w których wizyty są symulowane, by „odhaczyć” plan dnia.

Nie bez znaczenia pozostaje także jakość feedbacku. Wielostronicowe raporty w Excelu czy obszerne pliki PDF nie pełnią swojej funkcji, jeśli przedstawiciel otrzymuje je dopiero po tygodniu i nie jest w stanie odnieść się do nich w czasie rzeczywistym. Bez przejrzystej informacji zwrotnej praca w terenie przypomina błądzenie we mgle – pracownik robi swoje, ale nie ma pewności, czy zmierza we właściwym kierunku.

Na końcu pojawia się jeszcze kwestia priorytetów. W codziennej gonitwie menedżerowie chcą maksymalnie wykorzystać czas spędzany w punkcie sprzedaży, więc powierzają pracownikom szeroki wachlarz zadań. Problem zaczyna się w momencie, gdy wszystko traktowane jest jako jednakowo ważne. Przy standardowej, piętnastominutowej wizycie trudno rzetelnie zrealizować kilkanaście równoległych działań, dlatego to, co naprawdę strategiczne, często schodzi na dalszy plan.

Zarządzanie poprzez cele – klucz do zwiększania efektywności

Na szczęście istnieje metoda, która pozwala uporządkować chaos i sprawić, by każda minuta pracy w punkcie sprzedaży miała sens. Zarządzanie przez cele (Management by Objectives, MBO) w połączeniu z jasno zdefiniowanymi wskaźnikami efektywności (KPI) sprawia, że praca zespołu staje się przewidywalna i mierzalna.

Dzięki temu przedstawiciel dokładnie wie, jakie rezultaty powinien osiągnąć, a menedżer ma narzędzie, by ocenić, czy podejmowane działania realnie wspierają strategię firmy. To także skuteczny sposób na motywowanie pracowników, ponieważ zamiast ogólnych oczekiwań otrzymują oni zestaw jasnych, możliwych do zweryfikowania zadań. To także pozytywnie wpływa na efektywność pracy w terenie.

SMART, czyli jak definiować sensowne cele

Podstawą MBO są cele SMART, które – jeśli dobrze skonstruowane – eliminują nieporozumienia i tworzą wspólny język dla całego zespołu. Konkretność sprawia, że zamiast mglistych komunikatów typu „zwiększ sprzedaż”, przedstawiciel dostaje precyzyjne zadanie: „podnieś zamówienia na linię produktów X o 15% w ciągu kwartału”. Mierzalność pozwala sprawdzać wyniki w liczbach, a więc odsetek dostępności na półce, liczbę facings czy średnią wartość zamówienia.

Nie mniej istotna jest osiągalność, ponieważ zbyt ambitne targety mogą demotywować, a zbyt niskie – rozleniwiać. Cele muszą być także istotne, czyli powiązane z nadrzędną strategią firmy: jeśli priorytetem jest ekspansja na nowe rynki lub widoczność kluczowej marki, to właśnie te aspekty powinny znaleźć odzwierciedlenie w zadaniach. Ostatnim elementem jest określenie czasu – każdy cel musi mieć datę weryfikacji, by można było obiektywnie ocenić, czy został osiągnięty.

KPI – praktyczny kompas dla menedżera i przedstawiciela

Na bazie celów SMART definiuje się wskaźniki efektywności, czyli KPI (Key Performance Indicators). To one pokazują, czy zespół zmierza we właściwym kierunku. Największą zaletą KPI jest ich natychmiastowa użyteczność – dają sygnał w trakcie wizyty, a nie dopiero po jej zakończeniu. Dzięki temu pracownik może od razu wprowadzić poprawki, na przykład uzupełnić brakujący towar czy zadbać o dodatkową ekspozycję w strefie promocji.

Z perspektywy menedżera KPI to narzędzie do zarządzania zespołem w sposób oparty na danych. Zamiast opierać się na intuicji czy fragmentarycznych raportach, otrzymuje on spójny obraz całej organizacji i może szybko wskazać obszary wymagające interwencji.

Perfect Store & Visit – od teorii do codziennej praktyki

Koncepcja Perfect Store, dobrze znana w branży FMCG, zakłada dbanie o to, by produkt był w odpowiednim miejscu, czasie i formie. W eLeader poszliśmy o krok dalej i rozwinęliśmy ten model o element „Visit”, który obejmuje całość działań handlowca w sklepie. Dzięki temu Perfect Store & Visit staje się kompleksowym narzędziem wspierającym efektywność pracy w terenie.

Największą korzyścią jest feedback w czasie rzeczywistym. Przedstawiciel już w trakcie wizyty otrzymuje jasną informację, które elementy zostały zrealizowane, a nad czym trzeba jeszcze popracować. System podpowiada także priorytety zgodne ze strategią firmy, np. wskazuje na kluczowe produkty czy bieżące promocje. Funkcje coachingowe pomagają mniej doświadczonym pracownikom – aplikacja zasugeruje np. ustawienie dodatkowej ekspozycji na końcówce alejki, co przełoży się na wzrost sprzedaży.

Nie bez znaczenia pozostaje także aspekt motywacyjny. Porównywanie wyników z poprzednimi wizytami, rywalizacja między członkami zespołu czy śledzenie realizacji miesięcznych targetów wprowadza element grywalizacji, który wzmacnia zaangażowanie.

Przykład wdrożenia w praktyce? Zobacz, jak podchodzi do tego Spomlek

Teorie są wartościowe, ale o skuteczności najlepiej świadczą konkretne liczby. Dobrym przykładem jest wdrożenie rozwiązań eLeader w firmie Spomlek, jednym z największych polskich producentów serów. Już po pierwszym kwartale od uruchomienia systemu zanotowano wyraźny wzrost wskaźników ekspozycji.

W nowoczesnych kanałach sprzedaży średnia obecność produktów zwiększyła się o 4%, a liczba face’ów o 6%. W handlu tradycyjnym wyniki były jeszcze bardziej imponujące – wzrost rzędu 20-25%. Przedstawiciele dokładnie wiedzieli, na co mają zwracać uwagę, a ich codzienna praca zaczęła przekładać się na realne premie. Co ważne, firma zyskała także możliwość analizy trendów w czasie, co pozwoliło elastycznie dostosowywać strategię do zmieniającej się sytuacji na rynku.

Jak zacząć wdrażać zarządzanie przez cele?

Pierwszym krokiem jest określenie priorytetowych obszarów. Należy zidentyfikować, które elementy strategii są absolutnie kluczowe – czy chodzi o udział w półce, pozyskiwanie nowych listingów, poprawę jakości obsługi, czy może o wypełnianie badań i ankiet w terenie. Następnie trzeba zdefiniować mierzalne wskaźniki, które pozwolą ocenić, w jakim stopniu cele są realizowane. Nie wystarczy ogólne „więcej sprzedaży” – potrzebne są konkretne wartości, takie jak minimalna wartość zamówienia na wizytę czy procentowy wzrost liczby face’ów w danym kwartale.

Kolejnym elementem jest wybór odpowiedniego narzędzia, które zapewni pracownikom i menedżerom natychmiastowy feedback. Rozwiązania takie jak eLeader Mobile Visit z modułem Perfect Store & Visit znacznie ułatwiają sprawę – łączą planowanie wizyt, ich realizację, monitoring oraz raportowanie w jednym ekosystemie. Co jednak najważniejsze: nawet najlepsze narzędzie nie spełni swojej roli bez odpowiedniego przygotowania zespołu. Dlatego kluczowe jest przeszkolenie przedstawicieli i pokazanie im, że nowy system nie jest dodatkowym obowiązkiem, lecz realnym wsparciem ich pracy i źródłem dodatkowych korzyści.

Ostatnim etapem jest systematyczna analiza i reagowanie na dane. To nie jednorazowe wdrożenie, ale proces ciągły – wymaga monitorowania, korekt i adaptacji do zmieniających się warunków. Regularna weryfikacja pozwala nie tylko wychwycić potencjalne problemy, ale także wzmacnia kulturę organizacyjną opartą na danych i transparentności.

Efektywna praca w terenie

Efektywne zarządzanie zespołami w terenie nie musi oznaczać gaszenia pożarów i ciągłego reagowania na kryzysy. Jasno zdefiniowane cele, KPI oraz natychmiastowy feedback sprawiają, że przedstawiciele handlowi działają świadomie i z większym zaangażowaniem, a menedżerowie zyskują pewność, że ich decyzje opierają się na wiarygodnych danych. W efekcie firma szybciej reaguje na zmiany rynkowe, sprawniej realizuje strategię i lepiej wykorzystuje potencjał zespołu sprzedażowego.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak moduł Perfect Store & Visit może poprawić wyniki Twojego zespołu, zapraszamy do kontaktu.

---