Porównanie SFA. Przewodnik dla decydentów [+BONUS]

Czas na Twój ruch

Jesteś osobą, która odpowiada za sprzedaż w terenie? To pewnie nie raz przyszło Ci do głowy pytanie: „Czy, wymagając realizacji zadań od moich przedstawicieli, zapewniam im właściwe narzędzia do ich realizacji? A co, jeśli funduję im nieporozumienia z jakimś starym, niedostosowanym systemem SFA?”.

Zmiany, jakie dzieją się na rynku technologii, oczekiwania pracowników i presja klientów na wyższą wydajność nasuwają myśl, że to już czas na odświeżenie firmowego oprogramowania. Jak mocno pomylę się, jeśli założę, że Twoja firma ma masę danych porozrzucanych po różnych lokalizacjach i źródłach? Może raporty są, ale generowane z opóźnieniem i wciąż nie jesteś w stanie wyeliminować arkuszy Excel po drodze?

Jeśli masz już doświadczenie z narzędziami wsparcia sprzedaży, to także wiesz, że zmiana systemu SFA na nowszy i (oby) lepszy bywa trudniejsza niż zakup nowego. Jeśli chcesz stymulować rozwój firmy, to wiesz, że powinien to być system, który nie tylko obsłuży obecne procesy. Bezwzględnie musi on wspierać również nowe role, kanały sprzedaży i przyrost liczby pracowników.

Tylko jak wybrać ten właściwy?

Ten artykuł pomoże Ci uporządkować proces wyboru systemu i porównanie SFA. Uwzględnimy zarówno aspekty organizacyjne, jak i techniczne. Bo funkcjonalność, skalowalność, architektura, UX, bezpieczeństwo i model integracji to elementy, które muszą grać razem.

UWAGA: Na końcu tego tekstu znajdziesz coś, co pomoże Ci uporządkować kryteria wyboru systemu SFA – arkusz dla oferentów. Dzięki niemu Twoja firma stworzy krótką listę dostawców, z którymi warto spotykać się i rozmawiać o ofercie na wdrożenie. A jeśli nie masz potrzeby czytania całości – przejdź od razu do dokumentu.

Co to jest SFA i kiedy warto je wdrożyć?

Najprostsza definicja SFA / FFM (Sales Force Automation / Field Force Management) powie Ci, że to system, który wspiera codzienną pracę przedstawicieli handlowych, merchandiserów czy serwisantów z pomocą aplikacji mobilnej. Planowanie wizyt, realizacja zadań, raportowanie, kontrola ekspozycji, zbieranie zamówień – wszystko odbywa się w jednym miejscu, z pełną widocznością dla przełożonych.

Firmy, które poszukują swojego pierwszego systemu dla handlowców lub innych przedstawicieli terenowych zwykle potrzebują zorganizowania i skontrolowania działań poza biurem. Nierówna praca rodzi wyzwania związanie z premiowaniem, niejednolite informacje utrudniają wyciąganie wniosków, brak scenariuszy wizyt powoduje, że mniej oczywiste zadania, jak badanie konkurencji, nie są podejmowane konsekwentnie. Z kolei firmy korzystające już z systemów dla pracowników mobilnych narzekają na niską przydatność systemów. Zwłaszcza, gdy od wdrożenia minęło już kilka lat, profil pracy zmienił się, ale rozwiązanie pozostało takie samo jak w czasie wdrożenia. Często podnoszone są również słabe możliwości integracji posiadanych narzędzi z innymi systemami firmowymi, co automatyzację czyni bardzo fragmentaryczną.

Na rynku jest wiele rozwiązań spod znaku SFA / FFM. Znajdziesz wśród nich systemy proste i niedrogie, które często, przy niewielkim wysiłku technicznym wdrożysz samodzielnie oraz rozwiązania złożone, wielofunkcyjne, wymagające inwestycji i wdrażane przy pomocy specjalistów. Zanim zdecydujesz się na zanurkowanie w rozmowy handlowe i wyczerpujące prezentacje, masz do odrobienia pracę domową – porównanie SFA.

Jakie funkcje są naprawdę ważne? (i dlaczego porównanie SFA to Twoja robota)

Zanim porównasz konkretne rozwiązania, warto wrócić do podstaw: co chcesz osiągnąć?

Dla jednych firm najważniejsze będzie lepsze planowanie tras, dla innych kontrola czasu pracy, dla innych – dane z półki, jakość ekspozycji, szybkość raportowania albo wsparcie sprzedaży przez sztuczną inteligencję.

Zamiast więc zadawać pytanie „czy system ma to, czy tamto?”, zapytaj:

• Czy system pozwoli moim ludziom oszczędzić czas, czy przeciwnie – doda im obowiązków?
• Czy w razie potrzeby nasz zespół, wspierany przez konsultantów dostawcy, będzie mógł szybko wdrożyć nowe procesy bez programowania?
• Czy moje działy BI i analiz będą mogły łatwo pracować na danych z systemu?
• Czy to rozwiązanie będzie dobre także wtedy, gdy urośniemy 5x?
• Czy architektura systemu pasuje do naszego ekosystemu IT i spełnia wymagania bezpieczeństwa?

Nikt nie zna Twojej organizacji lepiej niż Ty i Twój zespół zarządzający. Porównanie SFA i wybór narzędzia najbardziej odpowiadającego potrzebom działu sprzedaży terenowej, marketingowi, analitykom, czy IT to decyzja strategiczna. Jest tak dlatego, że łączy ona „dół” z „górą” czyli egzekucję w terenie z planami sprzedażowymi i strategią firmy. Nawet jeśli bezgranicznie ufasz swoim strukturom, to wciąż winien jesteś tak zorganizować im pracę, aby jej efekty i informacja z punktów sprzedaży dały się merytorycznie analizować.

Obszary, w których warto robić porównanie SFA

Aplikacja mobilna: Pracownik terenowy pracuje w biegu, często bez zasięgu i z dużą presją czasową. Aplikacja musi być prosta, szybka, działająca offline. Przykład? Gdy merchandiser musi wprowadzić 15 zdjęć i zrealizować 8 zadań w ciągu 20 minut – aplikacja nie może się zawieszać, ani wymagać dziesięciu kliknięć, by dodać notatkę.

Widok managera i funkcje nadzoru: Manager regionalny powinien mieć dostęp do map, statusów zadań, KPI oraz narzędzi planowania pracy zespołu – najlepiej z poziomu jednego pulpitu. Dobry system to taki, który nie tylko zbiera dane, ale pozwala szybko reagować na opóźnienia, zmiany tras czy wahania dystrybucji.

Obsługa wielu ról jednocześnie: Przedstawiciele, merchandiserzy, serwisanci, KAM-owie – każdy z nich ma inny rytm pracy, inne cele, inne dane do wprowadzenia. System musi pozwalać na zróżnicowane widoki, formularze, a jednocześnie działać w jednym środowisku. To zmniejsza koszty wdrożenia i upraszcza analizę danych.

Integracje z ERP i BI: Dane z SFA nie powinny być zamknięte w aplikacji. API, automatyczne eksporty do Power BI czy gotowe integracje z SAP, Salesforce, Comarch czy Microsoft Dynamics to dziś standard w dobrze zaprojektowanych wdrożeniach.

Model wdrożenia i architektura: System on-premise, chmurowy czy hybrydowy? Czy można korzystać z wersji do testów? Czy bezpieczeństwo danych spełnia normy? To pytania nie tylko do IT – ale również do każdego, kto chce spać spokojnie po wdrożeniu.

Partnerstwo i wsparcie: W praktyce to nie funkcje decydują o sukcesie wdrożenia, tylko ludzie po stronie dostawcy. Czy masz opiekuna projektu? Jak dobrze konsultant zna Twoją branżę? W jakim stopniu skłonny jest coś doradzić, czy tylko rejestruje ticket?

Czy każdy system SFA zadziała tak samo? Nie.

Z naszych rozmów z decydentami i administratorami systemów SFA jasno wynika jedno: największym problemem nie jest brak funkcji. Jest nim niedopasowanie.

Zdarza się, że firma wdraża bardzo rozbudowane narzędzie, ale nie korzysta z jego możliwości – bo było za mało elastyczne albo zbyt skomplikowane. Dlatego lepiej zacząć od sprawdzenia, jak system pasuje do Twojej rzeczywistości: liczby ludzi, struktury organizacyjnej, bazy produktów, bazy sklepów, procesów, poziomu dojrzałości analitycznej, skali operacji.

BONUS: porównanie SFA w arkuszu, który uporządkuje rozmowy z dostawcami

Aby ułatwić wybór aplikacji dla handlowców, należy zrobić porównanie SFA. W tym celu przygotowaliśmy arkusz porównawczy, który pomoże Ci zadać właściwe pytania i uniknąć zgadywania. To zestaw kilkudziesięciu kryteriów – zarówno operacyjnych, jak i technicznych, które możesz omówić z każdym dostawcą. Dzięki temu szybciej odróżnisz marketingową prezentację (tzw. slideware) od realnych możliwości systemu. Każdemu z podanych kryteriów możesz przypisać własną wagę od 1 do 5, dzięki czemu powstanie arkusz, który będzie odzwierciedlał Twoje własne priorytety i potrzeby.

Wiem, co w tym momencie przychodzi Ci do głowy… tak, jesteśmy dostawcą systemów klasy SFA / FFM i oczywiście w rozmowach z klientami staramy się jak najlepiej zaprezentować system eLeader Mobile Visit. Eksponujemy jego zalety, a tam, gdzie system ma braki, sprawdzamy, czy możemy go rozwinąć programistycznie albo zaproponować alternatywne rozwiązania konfiguracyjne. Niniejsze narzędzie nie ma jednak na celu „ustawienia” porównania systemów SFA tak, aby nasz system wypadł w nim korzystniej od konkurencji.

„Serio?” – zapytasz?

Serio. Oferowanie i próba wdrożenia klientowi systemu, który nie rozwiązuje jego problemów to strata środków i czasu DLA OBU STRON. Jest tylko jedna rzecz, której handlowiec, którego oferta odpadła na ostatnim etapie procesu zakupowego, żałuje bardziej niż utraconej premii. Jest nią zmarnowany czas. Jest nią żal, że już na początku – zamiast rzetelnie ocenić szansę dostarczenia wartości – dał się ponieść chęci sprzedaży ponad wszystko. Narzędzie, które proponujemy ma pomóc obu stronom – Tobie lepiej przygotować się do procesu zakupowego, a nam lepiej ocenić swoje szanse na rozwiązanie Twoich problemów.

Dlatego bez obaw pobieraj arkusz porównania systemów SFA w formacie dla Excel i wykorzystaj ją jako wsparcie w podejmowaniu decyzji. A nam przekaż dobry feedback.

Powodzenia!